OmniFocus依据Getting Things Done的理念设计，是一款帮助我们进行任务管理的工具。

为什么要进行任务管理？ 因为：

Your mind is for having ideas, not holding them. - David Allen, Getting Things Done But ideas are cheap, so I would rather say Your mind is to recognize great ideas and implement them, not holding them.

Note：OF3的Mac端有student discount（如果是从官网下载安装，而非AppStore），ios端没有。

The GTD method rests on the idea of moving planned tasks and projects out of the mind by recording them externally and then breaking them into actionable work items. This allows one to focus attention on taking action on tasks, instead of recalling them.

换言之，将任务在头脑以外记录下来，以帮助人们专注于做事情本身，而非exhaustively think about “我要做什么”。

所以，时刻把这一原则谨记在心，尽可能以简单的方式实现任务管理，避免被OF3这个工具可以实现的复杂功能牵着鼻子走。

配合Omni Focus这一任务管理工具，我思考了任务的这些方面：

Folder：我的任务大体分为哪几类？

  • 比如分为工作，爱好，娱乐，琐事
  • 以这些类别为名，建立Folder
  • 把相应的任务放进这些Folders
  • 把过大的project分解成多个project，用subfolder收纳

Project：我们把一个相对大的任务叫做Project

  • 比如开发一个app，学习一门课程
  • 这个Project由哪几步构成？把每一步用一个item表示
  • Type of Project：Parallel：items可以同时进行；Sequential：items需要按顺序完成；Single-Action：items是无序散落的

Tag：我要以何时，何地，以什么精神状态，用什么工具完成这些items

  • 我的tag设的比较简单
  • 时间：只分白天(科研)和晚上9点后（业余爱好）
  • 地点：只能在手机上设置到达或离开提醒（如到达Fairprice买抽纸）
  • 精神状态：只分low energy和high energy
  • 工具：对于一些使用工具固定的project（Writing），直接加tag（Ulysses）在project上

如何设置完成item的时间

  • 对于开始时间固定的item，我会把开始的时间直接设成due
  • custom notification：其中有一些是开始前一天就要提醒我的（e.g. 开组会，听research讲座）；有些是开始的那天早上7:30am提醒我的（e.g. 聚餐，看牙医）
  • 还有一些item（比如完成作业）是我知道要用周末的时间完成但是没确定具体时间的，会设due，然后把estimated duration设为两天。这样它会在due前两天提醒我要开始做了。
  • 我每天都要决定明天要看的paper和写作主题，所以对于这种我不确定一天中具体什么时候做的item，我会flag它

此时做什么

  • Forecast：概览今天/明天/以后的设置了due的items
  • Flag：我可以查看我的flag任务
  • 我白天查看对应tag为白天的flag的item和due，晚上查看对应tag为晚上的flag的item和due。根据精神状态选择此时是做tag为low energy的item还是high energy的item。

完成后☑️的一瞬间。啊～神清气爽～

Review

Review you project if you haven’t decide when and how to do it.

Defer Until

Defer an item to a date until which you could deal with it, e.g. you can not select a seat for your flight until the day before you take the flight.

题外话

记得哈佛大学积极心理学课中讲过一个研究成果：每天坚持写15分钟日记（记录下自己的情绪），在前一两周焦虑水平有所升高，而之后的焦虑水平会逐渐降低，并低于一般人。

使用OF3的前两周确实是焦虑的——发觉自己脑子里总是有太多任务，却都完全没有规划过，不知道一件事情需要多久来做，也不知道什么时候做，导致拖了许久，浪费了许多时间精力。

最近处于OF3上升期，很多东西都需要思考怎么规划。深刻体会到了自己精力的有限——每件事都要一步步的扎扎实实的做，所以一周能真正意义上做好的事情并没有自己想象的多。但是开始采取行动去规划自己的时间精力之后，做的事情却比以前要多要好，心态上也更轻松。因为不用时时刻刻都想着一堆想做又没做的事情，到了什么时候就做自己规划好的事情，想到要做什么，就加进inbox，（开始信任自己），之后再对inbox里的事情进行整理规划。

一两周没写日记了，如今却感觉焦虑水平比之前每天写日记的时候还要低～或许，OF3帮助我对自己的生活实现掌控，也有奇迹般的治愈效果^_^

话说回来，日记也还是要写的，哈哈～